ユースケース：営業チーム・アウトソーシングプロジェクト向け Wiki 活用

企業のナレッジがあらゆる場所に散在しているとき

アウトソーシングプロジェクトは、多くの資料から始まります。営業担当者は、顧客との商談のために会社案内、提案書、見積書、導入事例（Case Study）などを必要とします。プロジェクトが正式に契約されると、プロジェクトマネージャー（PM）は契約書、議事録、要件定義書、設計書、さらにプリセールス段階で合意されたさまざまな内容を引き継がなければなりません。実装フェーズに入ると、開発チームは業務プロセス、技術資料、受け入れチェックリスト、そして過去の類似プロジェクトで得られた知見を参照する必要があります。

しかし、これらの資料は Google Drive、SharePoint、メール、あるいは個人のパソコンなど、さまざまな場所に保存されていることが一般的です。必要な情報を探すたびに、どこに保存されているかを思い出したり、同僚に確認したり、何百ものフォルダを検索したりしなければなりません。この作業は時間がかかるだけでなく、古いバージョンの資料を利用してしまったり、重要な情報を見落としてしまうリスクも高まります。

ソリューション

ChaTask の Wiki は、企業が一元化されたナレッジベースを構築できるよう支援します。すべての資料はテーマ、部門、またはプロジェクトごとに整理され、AI と直接連携されます。ユーザーは資料の保存場所を覚えておく必要はなく、自然言語で質問するだけで、AI がアクセス権限のある資料を検索・要約し、回答を生成します。

企業は次のようなナレッジベースを構築できます。

• 会社案内、提案書、見積書、契約書

• 業界別の導入事例、顧客情報、技術資料

• プロジェクト実施プロセス、受け入れチェックリスト、各プロジェクト終了後の Lessons Learned

ChaTask のアクセス権限管理により、AI は各ユーザーに許可された範囲の資料のみを参照するため、利便性とセキュリティを両立できます。

シナリオ1：営業担当者が新規顧客向け提案書を準備する

物流業界の新規顧客から、これまでの導入実績、最適なソリューション、および技術チームの対応能力について紹介してほしいという依頼がありました。

従来であれば、営業担当者は過去の提案書を探し、複数のフォルダから関連する導入事例を集め、技術部門に適切な担当者を確認したうえで、それらをまとめて顧客向け資料を作成する必要がありました。

ChaTask の Wiki では、営業担当者は次のように質問するだけです。

「物流・倉庫向けに導入した AI カメラプロジェクトを教えてください。」

AI はナレッジベースを検索し、関連する導入事例をまとめて提示します。

さらに営業担当者は、

「物流業界向けに提出した提案書はありますか？」

あるいは、

「AI カメラ約20台規模の案件に適した導入チームを提案してください。」

と質問できます。

AI は提案書、会社案内、プロジェクト資料を参照し、関連資料へのリンクとともに回答を生成します。営業担当者は何時間も資料を探す必要がなくなり、数分で商談準備を完了できます。

シナリオ2：プロジェクトマネージャーが新規プロジェクトを引き継ぐ

契約締結後、プロジェクトマネージャーは通常、プロジェクト全体の範囲や顧客との合意事項を把握するために、多数の資料を読み込む必要があります。

しかし、何十もの資料を最初から最後まで読む代わりに、PM は AI に次のように質問できます。

「ABC プロジェクトのスコープ全体を要約してください。」

AI はプロジェクトの目的、実施範囲、主要機能、スケジュール、プリセールス段階で記録された特記事項など、重要な内容を整理して提示します。

さらに導入前の準備を進めるために、

「過去の類似プロジェクトではどのようなリスクがありましたか？」

と質問することもできます。

AI は Lessons Learned をもとに、過去に発生した課題とその対応方法をまとめて提示し、同じ失敗を繰り返さないようプロジェクトチームを支援します。

シナリオ3：開発エンジニアが実装中に素早く情報を確認する

プロジェクト実施中、エンジニアはソースコード引き渡し手順、受け入れチェックリスト、特定機能の設定基準など、すぐに確認したい小さな疑問に直面することがよくあります。

複数の PDF を探したり、同僚からの返信を待ったりする代わりに、AI に次のように質問するだけです。

「AI カメラシステムの受け入れチェックリストには何が含まれていますか？」

または、

「日本のお客様向けソースコード引き渡し手順を教えてください。」

AI は社内資料をもとに即座に回答し、元となる資料も提示します。これにより、特定の個人の経験に依存することなく、全員が同じ標準プロセスに従って業務を進めることができます。

導入効果

ナレッジが Wiki に集約され、AI と直接連携されることで、営業担当者はより迅速に提案書を作成でき、プロジェクトマネージャーはスムーズに案件を引き継ぎ、開発チームは実装中に必要な手順をいつでも正確に確認できます。さらに重要なのは、各プロジェクトで蓄積された知見がメールや個人PCに埋もれることなく保存され、次のプロジェクトでも継続的に活用されることです。

企業が得られる主なメリットは次のとおりです。

• 資料検索や情報収集にかかる時間を大幅に短縮できる。

• 営業、プリセールス、デリバリー部門間で業務プロセスを標準化できる。

• 企業内に蓄積されたナレッジを活用し、AI がより正確な回答を提供できる。

• 特定の個人への依存を減らし、新入社員の教育やオンボーディングを効率化できる。

ChaTask の Wiki は単なる文書保管場所ではありません。企業のナレッジセンターとして、AI が社内知識を理解・整理・活用し、チームがより迅速かつ正確に業務を遂行できるよう支援するとともに、プロジェクト間で知識を継承し続ける基盤となります。