"Em tưởng anh A phụ trách."
"Em nghĩ chị B đã xử lý rồi."
"Em không biết việc này đến hạn hôm nay."
Đây là những câu nói mà rất nhiều nhà quản lý từng nghe sau khi một công việc bị chậm tiến độ hoặc thậm chí bị bỏ sót. Điều đáng nói là trong nhiều trường hợp, nhân viên không cố tình đùn đẩy trách nhiệm. Họ thực sự tin rằng công việc đã có người khác xử lý hoặc chưa đến lượt mình thực hiện.
Nếu tình trạng này chỉ xảy ra một hoặc hai lần thì có thể là lỗi cá nhân. Nhưng nếu nó liên tục lặp lại ở nhiều dự án, nhiều phòng ban và nhiều nhân viên khác nhau, rất có thể vấn đề không nằm ở con người mà nằm ở cách doanh nghiệp đang quản lý công việc.
Công việc thường bắt đầu từ một cuộc trò chuyện
Hiếm có công việc nào bắt đầu bằng việc tạo task. Phần lớn đều xuất phát từ một cuộc họp, một tin nhắn trong nhóm chat, một email hoặc đơn giản là một câu trao đổi nhanh giữa các thành viên trong nhóm.
Quản lý có thể nhắn: "Chiều nay cập nhật báo giá giúp anh nhé." Đồng nghiệp có thể nói: "Mai nhớ gửi hợp đồng cho khách." Khi cuộc trò chuyện diễn ra, mọi người đều hiểu mình đang nói về việc gì và thường nghĩ rằng chỉ cần nhắc như vậy là đủ.
Vấn đề là vài giờ hoặc vài ngày sau, cuộc trò chuyện đó đã bị hàng trăm tin nhắn mới đẩy xuống dưới. Người giao việc nghĩ rằng mình đã giao, người nhận việc lại nghĩ đó chỉ là một lời nhắc hoặc có người khác sẽ thực hiện. Cuối cùng, không ai thực sự chắc chắn ai là người chịu trách nhiệm.
"Em tưởng người khác làm" thực chất là vấn đề về Ownership
Trong một dự án, có rất nhiều người cùng tham gia vào một công việc. Có người đề xuất, có người trao đổi, có người hỗ trợ và có người phê duyệt. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là ai thực sự sở hữu công việc đó lại không phải lúc nào cũng được xác định rõ.
Khi không có một người chịu trách nhiệm chính, mỗi thành viên đều có xu hướng cho rằng sẽ có người khác xử lý. Đến khi gần đến hạn hoặc khách hàng hỏi tiến độ, cả nhóm mới phát hiện công việc vẫn chưa được bắt đầu.
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp không thiếu nhân sự, không thiếu công cụ nhưng vẫn liên tục gặp tình trạng công việc bị bỏ sót.
Các công cụ Chat thông thường không được thiết kế để quản lý công việc
Các ứng dụng chat đã trở thành trung tâm giao tiếp của hầu hết doanh nghiệp. Mỗi ngày, một nhóm có thể trao đổi hàng trăm hoặc hàng nghìn tin nhắn, từ cập nhật tiến độ, trao đổi chuyên môn cho đến những cuộc thảo luận ngắn.
Chính tốc độ này lại khiến những nội dung quan trọng rất dễ bị chìm xuống dưới. Yêu cầu được gửi vào buổi sáng có thể biến mất khỏi màn hình chỉ sau vài giờ. Nếu không có cơ chế đánh dấu và theo dõi, việc bỏ sót công việc gần như là điều khó tránh khỏi.
Điều này không có nghĩa nhân viên thiếu trách nhiệm. Đơn giản là chat được sinh ra để giao tiếp, chứ không phải để theo dõi toàn bộ vòng đời của một công việc.
Không phải mọi tin nhắn đều cần trở thành Task
Một phản ứng khá phổ biến là cố gắng biến mọi cuộc trao đổi thành một task. Tuy nhiên, khi danh sách công việc ngày càng dài với rất nhiều nhiệm vụ nhỏ, người dùng lại mất nhiều thời gian để cập nhật hơn là thực hiện công việc.
Điều doanh nghiệp thực sự cần không phải là tạo thêm nhiều task. Điều quan trọng hơn là nhận biết được đâu là những thông tin cần được theo dõi và đâu chỉ là những trao đổi thông thường.
Một yêu cầu quan trọng, một deadline mới hay một thay đổi trong phạm vi công việc cần được nhận diện ngay khi nó xuất hiện trong cuộc trò chuyện. Khi đó, việc theo dõi sẽ tập trung vào những nội dung thực sự ảnh hưởng đến tiến độ thay vì làm quá tải hệ thống bằng hàng trăm task không cần thiết.
Điều khó nhất không phải là giao việc mà là theo dõi những thay đổi sau đó
Các đầu việc hiếm khi giữ nguyên từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành. Trong quá trình thực hiện, khách hàng có thể thay đổi yêu cầu, phạm vi công việc có thể mở rộng hoặc thời hạn hoàn thành có thể được điều chỉnh.
Nếu những thay đổi này chỉ tồn tại trong các cuộc trò chuyện, rất dễ xảy ra tình trạng mỗi người hiểu công việc theo một cách khác nhau. Người thực hiện vẫn làm theo yêu cầu cũ, trong khi quản lý đã nghĩ rằng cả nhóm đều biết thông tin mới.
Đó cũng là lý do ChaTask phát triển Label Warning. Thay vì để những thay đổi quan trọng bị trôi giữa hàng trăm tin nhắn, hệ thống có thể đánh dấu các nội dung cần lưu ý ngay trong cuộc trò chuyện để mọi thành viên đều nhận biết và xử lý kịp thời.
AI không thay nhân viên làm việc, AI giúp công việc không bị bỏ quên
Khi nhắc đến AI, nhiều người thường nghĩ đến việc viết nội dung hoặc trả lời câu hỏi. Tuy nhiên, trong quản lý công việc, một trong những giá trị lớn nhất của AI lại nằm ở khả năng theo dõi và phát hiện rủi ro.
Thay vì chờ đến khi deadline bị trễ mới phát hiện vấn đề, Task Follow-up Agent có thể theo dõi tiến độ của từng task, nhận biết những công việc lâu ngày chưa được cập nhật hoặc những nhiệm vụ có nguy cơ chậm tiến độ. Điều này giúp nhà quản lý phát hiện vấn đề sớm hơn mà không cần liên tục kiểm tra từng dự án hay đọc lại toàn bộ lịch sử chat.
AI không thay thế vai trò của người quản lý. AI giúp đảm bảo rằng những công việc quan trọng không bị bỏ quên chỉ vì chúng đã trôi khỏi màn hình chat.
Muốn giảm tình trạng "Em tưởng người khác làm", doanh nghiệp cần thay đổi cách quản lý công việc
Khi câu nói này xuất hiện thường xuyên, nhiều doanh nghiệp chọn cách tăng số lượng cuộc họp, nhắc nhở nhiều hơn hoặc yêu cầu nhân viên báo cáo thường xuyên hơn. Những biện pháp này có thể mang lại hiệu quả trong ngắn hạn nhưng không giải quyết được nguyên nhân gốc rễ.
Điều doanh nghiệp cần là một quy trình giúp mỗi công việc đều có người chịu trách nhiệm rõ ràng, những thay đổi quan trọng được ghi nhận ngay khi phát sinh và các rủi ro được phát hiện trước khi trở thành vấn đề.
Khi công việc được tạo, theo dõi và cập nhật ngay trong chính cuộc trò chuyện nơi nó bắt đầu, mọi thành viên đều có cùng một bức tranh về tiến độ và trách nhiệm. Lúc đó, câu nói "Em tưởng người khác làm" sẽ không còn là lời giải thích quen thuộc sau mỗi deadline bị bỏ lỡ.
Kết luận
Một công việc bị bỏ sót hiếm khi bắt nguồn từ một nguyên nhân duy nhất. Đó thường là kết quả của nhiều yếu tố cộng lại như trách nhiệm chưa rõ ràng, thông tin phân tán, thay đổi không được cập nhật và thiếu cơ chế theo dõi trong suốt quá trình thực hiện.
Giải quyết vấn đề này không chỉ là giao việc tốt hơn mà còn là quản lý tốt hơn những gì diễn ra sau khi công việc được giao. Khi doanh nghiệp kết nối cuộc trò chuyện, task và AI trong cùng một quy trình làm việc, việc theo dõi trở nên chủ động hơn và những rủi ro được phát hiện sớm hơn.
Đó cũng là cách để doanh nghiệp giảm dần những câu nói như "Em tưởng người khác làm" và thay bằng một môi trường làm việc mà mọi người đều biết mình đang chịu trách nhiệm cho điều gì, công việc đang ở đâu và điều gì vừa thay đổi.
