Nhiều doanh nghiệp đầu tư không ít thời gian và chi phí để triển khai CRM. Quy trình bán hàng được chuẩn hóa, các trường dữ liệu được thiết lập đầy đủ và đội Sales được yêu cầu cập nhật thông tin sau mỗi lần làm việc với khách hàng.
Tuy nhiên sau một thời gian, một vấn đề quen thuộc lại xuất hiện. Dữ liệu trên CRM luôn chậm hơn thực tế. Nhiều ghi chú cuộc họp chưa được cập nhật. Một số cơ hội bán hàng đã thay đổi trạng thái nhưng hệ thống vẫn giữ nguyên. Và Sales Manager phải liên tục nhắc nhân viên bổ sung thông tin.
Điều thú vị là trong hầu hết trường hợp, vấn đề không nằm ở CRM. Vấn đề nằm ở chỗ đội Sales đang dành quá nhiều thời gian cho việc cập nhật hệ thống, trong khi điều họ thực sự cần làm là gặp khách hàng, xử lý cơ hội kinh doanh và chốt hợp đồng.
Sales không ghét CRM, họ ghét những công việc nhập liệu, báo cáo
Điều thú vị là phần lớn nhân viên kinh doanh không thực sự ghét CRM. Họ hiểu vì sao doanh nghiệp cần quản lý dữ liệu khách hàng. Họ hiểu tầm quan trọng của việc theo dõi sale pipeline và lưu trữ lịch sử giao dịch. Vấn đề nằm ở chỗ CRM thường yêu cầu họ thực hiện thêm rất nhiều thao tác hành chính trong hành trình khách hàng.
Sau cuộc họp với khách hàng, nhân viên Sales có thể phải gửi email tổng kết, trao đổi với đội kỹ thuật, chuẩn bị proposal, điều chỉnh báo giá và xử lý nhiều yêu cầu khác. Khi danh sách công việc còn rất dài, việc quay lại CRM để cập nhật ghi chú, thay đổi trạng thái deal hoặc điền thêm các trường dữ liệu thường không phải ưu tiên hàng đầu.
Đơn giản vì đó không phải là hoạt động giúp họ tiến gần hơn đến việc ký được hợp đồng.
Khi đội Sales dành quá nhiều thời gian cho công việc vận hành
Trong nhiều doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh không chỉ bán hàng. Họ còn phải tìm kiếm tài liệu, tổng hợp ghi chú cuộc họp, theo dõi các đầu việc nội bộ, nhắc nhở các bộ phận liên quan, cập nhật CRM và chuẩn bị báo cáo định kỳ cho quản lý. Những công việc này đều cần thiết để tổ chức vận hành hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, khi khối lượng công việc vận hành ngày càng tăng, thời gian dành cho khách hàng lại giảm xuống.
Thay vì dành thêm một giờ để tìm hiểu nhu cầu của khách hàng hoặc chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo, nhiều nhân viên phải dành thời gian để nhập liệu, tổng hợp thông tin hoặc cập nhật trạng thái công việc trên nhiều hệ thống khác nhau.
Vấn đề không nằm ở việc các công việc này không quan trọng mà là chúng đang chiếm quá nhiều thời gian của những người được tuyển dụng với mục tiêu chính là bán hàng.
Dữ liệu đã tồn tại, nhưng nằm ở quá nhiều nơi
Phần lớn dữ liệu trong CRM thực chất đã tồn tại rải rác ở những nơi khác. Nó nằm trong email trao đổi với khách hàng. Nó xuất hiện trong biên bản họp, proposal, báo giá, các nhóm chat nội bộ hoặc những đầu việc đang được thực hiện mỗi ngày.
Điều này dẫn đến một nghịch lý. Doanh nghiệp muốn có dữ liệu đầy đủ hơn, nhưng càng yêu cầu nhập liệu nhiều hơn thì đội Sales lại càng cảm thấy CRM là một gánh nặng hành chính. Kết quả là dữ liệu thường bị cập nhật chậm, thiếu ngữ cảnh hoặc không còn phản ánh chính xác tình trạng thực tế của cơ hội bán hàng.
Vấn đề có đang được tiếp cận đúng?
Khi dữ liệu CRM không đầy đủ, phản ứng phổ biến nhất là yêu cầu đội Sales cập nhật thường xuyên hơn.
Nhiều doanh nghiệp bổ sung quy trình, xây thêm biểu mẫu hoặc gắn KPI với việc nhập dữ liệu. Tuy nhiên, những giải pháp này thường chỉ giải quyết phần ngọn.
Có lẽ câu hỏi đúng hơn không phải là "Làm sao để Sales nhập CRM nhiều hơn?" mà là "Làm sao để dữ liệu được hình thành tự nhiên trong quá trình làm việc?"
Nếu dữ liệu được tạo ra ngay khi công việc diễn ra, đội Sales sẽ không cần phải dành thêm thời gian để nhập lại những gì họ vừa làm.
Khi công việc và dữ liệu nằm trong cùng một không gian
Đây là cách tiếp cận mà nhiều doanh nghiệp đang bắt đầu quan tâm trong giai đoạn AI phát triển mạnh mẽ.
Thay vì tách riêng nơi làm việc và nơi lưu trữ dữ liệu, mọi hoạt động được đưa về cùng một không gian thống nhất. Cuộc họp với khách hàng, trao đổi nội bộ, tài liệu, checklist công việc và lịch sử xử lý đều được kết nối với nhau.
Khi đó, dữ liệu không còn là thứ phải được cập nhật sau khi công việc hoàn thành. Dữ liệu được hình thành ngay trong lúc công việc diễn ra.
Đây cũng là triết lý "Work in Chat" mà ChaTask đang theo đuổi.
ChaTask giúp đội Sales tập trung trở lại vào khách hàng như thế nào?
Trong ChaTask, mỗi cơ hội bán hàng có thể được quản lý như một Task Thread riêng. Toàn bộ trao đổi với khách hàng, ghi chú cuộc họp, proposal, báo giá và các đầu việc liên quan đều được lưu trong cùng một ngữ cảnh.
Sau một cuộc họp, AI có thể hỗ trợ tóm tắt nội dung trao đổi, xác định các yêu cầu quan trọng và tạo checklist công việc cần thực hiện. Thay vì phải mở nhiều công cụ khác nhau để ghi chú, quản lý công việc và tìm lại tài liệu, đội Sales có thể xử lý phần lớn công việc trong một workspace duy nhất.
Điều này không chỉ giúp giảm thời gian nhập liệu mà còn giúp hạn chế việc bỏ sót thông tin hoặc mất ngữ cảnh trong quá trình theo đuổi khách hàng.
Báo cáo không nên là công việc cuối tuần của đội Sales
Một trong những công việc khiến nhiều nhân viên kinh doanh cảm thấy mất thời gian nhất là tổng hợp báo cáo.
Cuối tuần hoặc cuối tháng, họ phải rà soát lại email, lịch họp, danh sách công việc và pipeline để cập nhật tình hình cho quản lý. Quá trình này vừa tốn thời gian vừa dễ bỏ sót thông tin quan trọng.
Khi công việc được thực hiện trong cùng một workspace, dữ liệu đã tồn tại sẵn trong hệ thống. AI Insight Widget trong ChaTask có thể tổng hợp hoạt động, phân tích tiến độ và tạo báo cáo chỉ trong vài phút. Thay vì dành hàng giờ để chuẩn bị báo cáo, đội Sales có thể sử dụng thời gian đó để chăm sóc khách hàng hoặc xử lý các cơ hội mới.
Quan trọng hơn, nhà quản lý cũng không chỉ nhìn thấy các con số. Họ có thể hiểu được điều gì đang diễn ra phía sau pipeline, những deal nào đang có nguy cơ chậm tiến độ và đâu là các vấn đề cần được hỗ trợ.
Có lẽ vấn đề chưa bao giờ là CRM
CRM vẫn là một công cụ quan trọng đối với hầu hết doanh nghiệp. Nhưng nếu đội Sales liên tục trì hoãn việc cập nhật dữ liệu, có thể vấn đề không nằm ở hệ thống hay ý thức của nhân viên.
Có thể doanh nghiệp đang yêu cầu họ dành quá nhiều thời gian cho các công việc hành chính thay vì những hoạt động tạo ra doanh thu.
Thay vì tìm cách khiến Sales nhập CRM nhiều hơn, một hướng tiếp cận khác là giúp dữ liệu được tạo ra tự nhiên trong quá trình làm việc. Khi công việc, dữ liệu và AI cùng tồn tại trong một AI Workspace, đội Sales có thể tập trung nhiều hơn vào điều họ làm tốt nhất: xây dựng mối quan hệ với khách hàng và tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.
