Trong quá trình làm việc, luôn có những vấn đề phát sinh cần được xử lý nhưng không đủ lớn để tạo thành một Task riêng. Label Warning giúp đội ngũ đánh dấu, theo dõi và quản lý những vấn đề này ngay trong cuộc hội thoại.
Mỗi Warning có thể được gắn trực tiếp vào tin nhắn, chỉ định người phụ trách, theo dõi trạng thái xử lý, được AI Agent tự động follow-up và lưu lại toàn bộ lịch sử xử lý, giúp công việc không bị bỏ sót trong quá trình trao đổi.
Cách tạo Label Warning
Bước 1: Chọn tin nhắn cần đánh dấu
Trong Task Thread, di chuột vào tin nhắn chứa vấn đề cần xử lý.
Bước 2: Gắn Label Warning
Tại tin nhắn, chuột phải, chọn Label Warning bạn muốn gắn, tuỳ thuộc vào vấn đề phát sinh chọn label cho phù hợp. Bạn cũng có thể thêm label mới.
Sau khi chọn, Label sẽ xuất hiện trực tiếp trong tin nhắn.
Toàn bộ thành viên trong Task Thread đều có thể nhìn thấy:
-
Nội dung vấn đề
-
Người phụ trách
-
Trạng thái hiện tại
Gắn lable warning trực tiếp cho đối tượng cụ thể làm như sau
Tại thanh chat trong khung chat @tên người dùng # *chọn label” muốn gắn và nhập nội dung cần theo dõi.
AI Agent tự động theo dõi Warning
Sau khi Warning được tạo, Task Follow-Up Agent sẽ tự động theo dõi.
Nếu Warning chưa được xử lý:
-
Agent sẽ tổng hợp các Warning còn mở
-
Nhắc nhở trực tiếp trong Task Thread
-
Theo dõi cho đến khi Warning được đóng
Điều này giúp giảm tình trạng:
-
Quên xử lý
-
Quên follow-up
-
Không rõ ai đang phụ trách
Đánh dấu đã xử lý (Resolved)
Sau khi hoàn thành công việc, người phụ trách chỉ cần nhấn vào Label Warning.
Trạng thái sẽ chuyển sang: Resolved
Điều này có nghĩa: Tôi đã hoàn thành phần việc của mình.
Tuy nhiên Warning vẫn chưa được xem là hoàn tất.
Xác nhận kết quả (Confirmed)
Người tạo Warning hoặc người review sẽ kiểm tra kết quả xử lý.
Nếu mọi thứ đạt yêu cầu, chỉ cần nhấn xác nhận bằng cách chuột phải vào label warning và chọn confirmed. Trạng thái lable sẽ chuyển sang: Confirmed
Lúc này Warning mới được xem là hoàn thành.
Quy trình hai bước này giúp:
-
Tăng tính minh bạch
-
Giảm hiểu nhầm giữa các thành viên
-
Tránh đóng vấn đề quá sớm
-
Tăng trách nhiệm trong quá trình phối hợp
Xem danh sách Warning trong Task
Người dùng có thể xem toàn bộ Warning chưa xử lý bằng cách:
Cách 1: Chọn biểu tượng Warning trên Task Thread.
Cách 2: Mở Info của Task. Chọn mục: Warning
Tại đây có thể xem:
-
Danh sách Warning
-
Người phụ trách
-
Trạng thái hiện tại
-
Lịch sử xử lý
Lịch sử xử lý được lưu ngay trong cuộc trò chuyện
Mọi thay đổi đều được ghi nhận trực tiếp trong Task Thread:
-
Ai tạo Warning
-
Ai được giao xử lý
-
Khi nào chuyển sang Resolved
-
Ai Confirm
-
Khi nào Confirm
Nhờ đó người dùng không cần tìm lại email hoặc ghi chú bên ngoài để theo dõi tiến độ.
Khi nào nên sử dụng Label Warning?
Label Warning được thiết kế cho những tình huống phát sinh trong quá trình trao đổi và làm việc, chẳng hạn như một vấn đề cần được xử lý, một nội dung cần bổ sung hoặc một ý tưởng mới cần được theo dõi. Đây là những việc chưa đủ lớn để tạo thành Task hay Checklist riêng, nhưng vẫn cần có người phụ trách, có trạng thái xử lý và được theo dõi cho đến khi hoàn thành.
Kết luận
Task giúp quản lý công việc đã được lên kế hoạch.
Checklist giúp quản lý các bước thực hiện.
Label Warning giúp quản lý những vấn đề phát sinh trong quá trình trao đổi.
Bằng cách gắn trực tiếp vào tin nhắn, chỉ định người phụ trách, theo dõi trạng thái xử lý và sử dụng AI Agent để follow-up, Label Warning giúp đội ngũ không bỏ sót những việc quan trọng xuất hiện hàng ngày trong công việc.
