Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chat đã trở thành công cụ giao tiếp chính trong công việc hàng ngày. Nhân viên trao đổi qua các nền tảng nhắn tin nội bộ, ứng dụng chat nhóm hoặc thậm chí các công cụ nhắn tin cá nhân. Những cuộc trao đổi này thường diễn ra nhanh chóng và thuận tiện, giúp mọi người phản hồi gần như ngay lập tức. Tuy nhiên, chính sự tiện lợi đó cũng tạo ra một vấn đề phổ biến trong vận hành doanh nghiệp. Rất nhiều công việc được thảo luận trong chat nhưng sau đó lại bị quên, bị bỏ sót hoặc không được thực hiện đúng như ban đầu.
Hiện tượng này thường được gọi là “trôi việc”. Một nhiệm vụ được nhắc đến trong cuộc trò chuyện, mọi người hiểu rằng cần thực hiện nhưng sau đó không ai theo dõi, không có người chịu trách nhiệm rõ ràng và cuối cùng công việc biến mất giữa hàng trăm tin nhắn khác. Đối với nhiều doanh nghiệp, đây không phải là vấn đề nhỏ lẻ mà là một trong những nguyên nhân chính khiến tiến độ công việc bị chậm, dự án bị kéo dài và hiệu suất làm việc giảm sút.
Để hiểu rõ vì sao điều này xảy ra, cần nhìn vào cách các tổ chức đang giao tiếp và vận hành công việc trong môi trường số.
Sự bùng nổ của công cụ giao tiếp khiến thông tin ngày càng phân tán
Trong vài năm gần đây, doanh nghiệp ngày càng sử dụng nhiều công cụ giao tiếp khác nhau. Nhân viên có thể nhận thông tin qua email, chat nội bộ, cuộc gọi video, nhóm dự án hoặc các ứng dụng nhắn tin khác. Mỗi công cụ lại có một vai trò riêng nhưng trên thực tế ranh giới giữa chúng thường không rõ ràng.
Nghiên cứu về truyền thông trong môi trường làm việc cho thấy nhân viên hiện dành trung bình khoảng 20 giờ mỗi tuần để sử dụng các công cụ giao tiếp số như email, chat hoặc họp trực tuyến. Đồng thời gần một nửa người lao động cho biết năng suất của họ bị ảnh hưởng bởi việc giao tiếp không hiệu quả.
Khi thông tin công việc xuất hiện ở nhiều kênh khác nhau, việc theo dõi chúng trở nên khó khăn hơn rất nhiều. Một yêu cầu công việc có thể được nói trong một cuộc họp, được nhắc lại trong chat nhóm và sau đó được gửi thêm qua email. Nếu không có hệ thống quản lý rõ ràng, nhân viên rất dễ bỏ sót hoặc hiểu sai nhiệm vụ của mình.
Trong bối cảnh đó, chat trở thành nơi mà phần lớn trao đổi diễn ra nhanh chóng nhưng lại thiếu cấu trúc. Công việc được nhắc đến giống như một phần của cuộc trò chuyện hơn là một nhiệm vụ chính thức cần được theo dõi.
Khối lượng tin nhắn quá lớn khiến thông tin quan trọng bị chìm
Một trong những lý do lớn nhất khiến công việc bị trôi trong chat là khối lượng tin nhắn quá lớn. Khi một nhóm làm việc trao đổi liên tục, những thông tin quan trọng rất dễ bị đẩy lên phía trên và biến mất khỏi tầm nhìn của mọi người.
Các khảo sát về giao tiếp trong doanh nghiệp cho thấy khoảng 78 phần trăm nhân viên cảm thấy bị quá tải bởi số lượng thông báo từ các công cụ giao tiếp. Nhiều người phải xử lý từ 21 đến 40 thông báo mỗi ngày, thậm chí nhiều hơn ở các vị trí kỹ thuật hoặc hỗ trợ.
Trong môi trường như vậy, việc theo dõi mọi cuộc trò chuyện trở nên gần như bất khả thi. Một yêu cầu công việc được gửi vào buổi sáng có thể bị chìm giữa hàng chục tin nhắn khác chỉ sau vài phút. Nếu người nhận không kịp ghi nhớ hoặc ghi lại, nhiệm vụ đó rất dễ bị bỏ quên.
Hiện tượng này cũng được quan sát trong các nghiên cứu về nền tảng chat trong công việc. Khi số lượng kênh và tin nhắn tăng lên, việc xác định đâu là thông tin quan trọng trở nên khó khăn. Những thông tin thiết yếu đôi khi bị che lấp bởi các cuộc thảo luận ít quan trọng hơn.
Kết quả là nhiều công việc được nhắc đến nhưng không được thực hiện đơn giản vì chúng đã biến mất giữa dòng tin nhắn.
Chat truyền thống (Zalo, Telegram,...) không được thiết kế để quản lý công việc
Một vấn đề cốt lõi khác là bản chất của chat. Chat được thiết kế để giao tiếp nhanh, không phải để quản lý công việc.
Trong một cuộc trò chuyện, mọi người thường nói chuyện theo dòng thời gian. Tin nhắn mới liên tục xuất hiện và đẩy các nội dung cũ xuống phía dưới. Điều này rất phù hợp cho giao tiếp tức thời nhưng lại không phù hợp để lưu trữ hoặc theo dõi nhiệm vụ.
Khi một công việc được giao qua chat, nó thường tồn tại dưới dạng một câu nói trong cuộc trò chuyện. Ví dụ một người quản lý có thể viết “Chiều nay em gửi báo cáo giúp anh nhé”. Câu nói đó được hiểu như một nhiệm vụ nhưng không có hệ thống nào ghi nhận nó như một task chính thức.
Nếu người nhận bận việc khác, không phản hồi ngay hoặc không ghi chú lại, nhiệm vụ đó dễ dàng bị bỏ sót. Sau vài giờ, cuộc trò chuyện đã trôi qua hàng chục tin nhắn và không ai còn nhìn thấy yêu cầu ban đầu nữa.
Về bản chất, chat lưu trữ thông tin theo dạng hội thoại, trong khi công việc cần được lưu trữ theo dạng nhiệm vụ có người chịu trách nhiệm, thời hạn và trạng thái. Khi hai thứ này không được kết nối với nhau, việc thất lạc công việc gần như là điều tất yếu.
Văn hóa phản hồi nhanh làm gián đoạn việc thực thi
Một yếu tố khác khiến công việc bị trôi là văn hóa “luôn trực tuyến”. Trong nhiều tổ chức, nhân viên được kỳ vọng phải phản hồi tin nhắn gần như ngay lập tức. Điều này khiến mọi người liên tục kiểm tra thông báo thay vì tập trung vào công việc sâu.
Các nghiên cứu về môi trường làm việc hiện đại cho thấy văn hóa luôn kết nối khiến nhân viên bị gián đoạn liên tục. Thậm chí một số nghiên cứu chỉ ra rằng người lao động phải đối mặt với hàng trăm lần gián đoạn mỗi ngày từ tin nhắn, email và cuộc họp.
Khi phải liên tục chuyển đổi giữa việc đọc tin nhắn và làm việc, khả năng tập trung của con người bị giảm đáng kể. Một nhiệm vụ vừa được nhắc đến trong chat có thể bị quên ngay sau đó khi một loạt thông báo mới xuất hiện.
Ngoài ra, việc phải phản hồi nhanh cũng khiến nhiều người chỉ đọc lướt thông tin. Họ có thể trả lời “ok” hoặc “đã nhận” nhưng chưa thực sự ghi nhớ rằng đó là một nhiệm vụ cần thực hiện.
Không có người chịu trách nhiệm rõ ràng
Trong chat, nhiều cuộc trao đổi diễn ra trong nhóm thay vì giữa hai người. Điều này giúp mọi người cùng cập nhật thông tin nhưng lại tạo ra một vấn đề khác. Đôi khi không rõ ai là người chịu trách nhiệm thực hiện công việc.
Ví dụ một tin nhắn có thể viết “Team marketing kiểm tra lại nội dung này giúp mình”. Trong trường hợp đó, nhiều người đọc tin nhắn nhưng không ai chắc chắn rằng nhiệm vụ đó dành cho mình.
Hiện tượng này thường được gọi là “trách nhiệm phân tán”. Khi nhiều người cùng nhận một thông tin, mỗi người có xu hướng nghĩ rằng người khác sẽ xử lý. Kết quả là cuối cùng không ai thực hiện.
Các nghiên cứu về giao tiếp trong doanh nghiệp cũng chỉ ra rằng vấn đề phối hợp và giao tiếp kém là một trong những nguyên nhân chính gây ra vấn đề trong công việc. Có tới 86 phần trăm nhân viên và quản lý cho biết các vấn đề liên quan đến công việc thường xuất phát từ giao tiếp hoặc hợp tác không hiệu quả.
Trong môi trường chat, nếu không có cơ chế xác định rõ người phụ trách, công việc rất dễ rơi vào tình trạng không ai chịu trách nhiệm.
Sự hiểu nhầm trong giao tiếp bằng văn bản
Chat là giao tiếp bằng văn bản, vì vậy nó thiếu đi nhiều yếu tố quan trọng của giao tiếp trực tiếp như ngữ điệu, biểu cảm hoặc bối cảnh.
Một nghiên cứu gần đây cho thấy 66 phần trăm nhân viên cho biết họ từng gặp phải sự hiểu nhầm hoặc nhầm lẫn trong giao tiếp tại nơi làm việc. Gần một nửa cho biết những hiểu nhầm này đôi khi dẫn đến trễ deadline hoặc chậm tiến độ dự án.
Trong chat, một câu nói ngắn có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Một người có thể nghĩ rằng đó chỉ là một gợi ý, trong khi người khác hiểu rằng đó là một nhiệm vụ cần thực hiện ngay.
Sự mơ hồ này khiến nhiều công việc không được thực hiện đúng như kỳ vọng ban đầu.
Chat truyền thống khiến doanh nghiệp nhầm lẫn giữa giao tiếp và quản lý công việc
Một vấn đề lớn hơn nằm ở cách nhiều doanh nghiệp sử dụng công cụ làm việc. Nhiều tổ chức sử dụng chat như một công cụ trung tâm cho mọi hoạt động. Từ trao đổi, thảo luận, giao việc cho đến theo dõi tiến độ, tất cả đều diễn ra trong cùng một dòng hội thoại.
Điều này khiến giao tiếp và quản lý công việc bị trộn lẫn với nhau. Trong khi giao tiếp có thể diễn ra tự nhiên và không cần cấu trúc, công việc lại cần được quản lý rõ ràng.
Nếu một doanh nghiệp chỉ dựa vào chat để vận hành, họ đang sử dụng một công cụ giao tiếp cho một nhiệm vụ mà nó không được thiết kế để thực hiện.
Khi “trôi việc” trở thành vấn đề hệ thống
Nhiều doanh nghiệp coi việc quên một vài nhiệm vụ nhỏ là chuyện bình thường. Tuy nhiên khi hiện tượng này xảy ra thường xuyên, nó có thể trở thành một vấn đề hệ thống.
Một nhiệm vụ bị quên có thể khiến tiến độ của cả dự án bị chậm lại. Một thông tin bị bỏ sót có thể khiến một nhóm làm sai hướng trong nhiều ngày. Khi những điều này lặp lại nhiều lần, chi phí thời gian và nguồn lực bị lãng phí là rất lớn.
Thực tế cho thấy phần lớn vấn đề không nằm ở con người mà nằm ở cách hệ thống làm việc được thiết kế. Khi giao tiếp và công việc không được kết nối với nhau một cách rõ ràng, việc thất lạc nhiệm vụ là điều khó tránh khỏi.
Kết luận
Chat đã trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Nó giúp giao tiếp nhanh hơn, linh hoạt hơn và thuận tiện hơn cho các nhóm làm việc phân tán. Tuy nhiên khi chat trở thành nơi duy nhất để trao đổi và giao việc, nhiều vấn đề bắt đầu xuất hiện.
Khối lượng tin nhắn lớn, thông tin thiếu cấu trúc, sự hiểu nhầm trong giao tiếp và trách nhiệm không rõ ràng là những yếu tố khiến nhiều công việc bị trôi sau khi được nhắc đến trong chat. Khi các doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào giao tiếp số, việc thiết kế lại cách quản lý công việc trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nếu giao tiếp và công việc không được kết nối trong cùng một hệ thống, việc thất lạc nhiệm vụ sẽ tiếp tục xảy ra và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cũng như hiệu suất vận hành của tổ chức.
Vì vậy, ChaTask được xây dựng để giải quyết chính vấn đề này. Thay vì để công việc chỉ tồn tại trong các cuộc trò chuyện, ChaTask cho phép chuyển trực tiếp nội dung trao đổi thành task với người phụ trách, thời hạn và trạng thái rõ ràng ngay trong cuộc hội thoại. Nhờ vậy, mọi trao đổi quan trọng không chỉ dừng lại ở giao tiếp mà có thể được theo dõi như một công việc cụ thể, giúp doanh nghiệp giảm tình trạng “trôi việc” và quản lý tiến độ hiệu quả hơn.
Đăng ký sử dụng demo tại đây.
